1. Postanowienia Ogólne

Administratorem danych osobowych jest Polus Optyk i Optometria Urszula Polus, z siedzibą: Olsztyn, ul. Wańkowicza 5, NIP: 739-297-32-72, REGON: 510819700 (dalej: „Administrator”).

Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach.

Termin „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

W trosce o bezpieczeństwo powierzonych nam danych wdrożyliśmy procedury zapobiegające udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Szanujemy prawo do prywatności – w tym celu używany jest m.in. bezpieczny protokół szyfrowania komunikacji (SSL).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji zamówienia, obsługi reklamacji lub dokonania rezerwacji wizyty. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację usługi.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Jesteśmy administratorem danych naszych klientów i pacjentów. Przetwarzamy dane osobowe (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy/zamieszkania, dane firmowe oraz parametry wzroku i moce soczewek/okularów niezbędne do realizacji zamówienia) w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)
Zawarcie i realizacja Umowy Sprzedaży w sklepie internetowym (w tym dobór produktów na podstawie podanych parametrów wzroku)	art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy)
Obsługa reklamacji i zwrotów	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (obowiązek prawny z tytułu rękojmi)
Obsługa rezerwacji wizyt i badań optometrycznych w gabinetach stacjonarnych	art. 6 ust. 1 lit. b (czynności przed zawarciem umowy / wykonanie umowy)
Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes Administratora)
Spełnienie obowiązków podatkowo-księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny)

Parametry wzroku i moce soczewek/okularów przetwarzane są wyłącznie w celu prawidłowego doboru i realizacji zamówionego produktu. Dane te nie są udostępniane podmiotom innym niż wskazane w punkcie 3 poniżej i nie są wykorzystywane do żadnych celów marketingowych.

Dane przetwarzane są przez okres:

realizacji umowy oraz obsługi ewentualnej reklamacji — przez czas trwania odpowiedzialności z tytułu rękojmi (2 lata),
do celów podatkowo-księgowych — przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (zgodnie z Ordynacją podatkową),
do celów dochodzenia roszczeń — do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.

3. Odbiorcy danych osobowych

Aby sprawnie realizować zamówienia oraz rezerwacje, powierzamy przetwarzanie danych zaufanym podmiotom zewnętrznym. Odbiorcami danych osobowych są:

Operatorzy logistyczni: InPost (Paczkomaty i usługi kurierskie) oraz inni przewoźnicy obsługujący wysyłkę zamówień.

Operatorzy płatności elektronicznych: podmioty obsługujące szybkie płatności w sklepie internetowym, w tym Przelewy24 oraz Paynow (umożliwiające m.in. płatności BLIK).

Systemy rezerwacji wizyt: Rezerwacje wizyt obsługiwane są za pomocą platformy Koalendar (podmiot zagraniczny, spoza Polski), działającej jako podmiot przetwarzający dane w rozumieniu RODO. Koalendar przetwarza i przechowuje dane podane w formularzu rezerwacji (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, rodzaj wybranego badania) w zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji, w tym:

metadane zdarzenia w kalendarzu (identyfikator wydarzenia, dane uczestnika) — przechowywane do czasu usunięcia wydarzenia lub konta,
dane dotyczące wysłanych powiadomień e-mail (identyfikator wiadomości, adresat, temat) — przechowywane przez 30 dni.

Korzystanie z Koalendar podlega jego Data Processing Addendum (umowie powierzenia przetwarzania danych), która obowiązuje automatycznie na mocy regulaminu usługi (dostępna pod adresem: koalendar.com/dpa). Koalendar posiada certyfikat SOC 2 Type II oraz stosuje szyfrowanie danych w tranzycie (TLS 1.2+) i w spoczynku (AES-256). Z uwagi na to, że Koalendar jest podmiotem spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przekazanie danych może wiązać się z ich przetwarzaniem poza EOG.

Google (Kalendarz Google, Gmail): rezerwacje wizyt są synchronizowane z Kalendarzem Google Administratora, zsynchronizowanym z salonami w Olsztynie i Barczewie. Koalendar wysyła również w imieniu Administratora powiadomienia e-mail związane z rezerwacją (potwierdzenia, przypomnienia, zmiany terminu) za pośrednictwem Gmail. Google LLC może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG (w tym w USA). Transfer ten odbywa się w oparciu o mechanizm certyfikacji EU-U.S. Data Privacy Framework, którego uczestnikiem jest Google, zapewniający odpowiedni stopień ochrony danych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej.

Wszystkie wskazane podmioty gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

4. Dostęp do danych, ich poprawianie i usuwanie

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: info@polusoptyk.pl

5. Pliki cookies

Witryny www.sklep.polusoptyk.pl oraz www.polusoptyk.pl używają plików cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie przeglądarki na urządzeniu końcowym użytkownika.

Pliki cookies wykorzystywane na stronie dzielą się na następujące kategorie:

Kategoria	Cel	Czas przechowywania
Niezbędne (funkcjonalne)	Umożliwiają podstawowe działanie strony	Sesyjne lub do 1 roku
Preferencje	Zapamiętują wybory użytkownika (np. wybrany oddział)	Do 1 roku
Statystyczne (analityczne)	Zbierają zanonimizowane dane o sposobie korzystania ze strony (np. Google Analytics), pomagają ulepszać jej działanie	Do 2 lat
Marketingowe	Umożliwiają wyświetlanie dopasowanych treści reklamowych i pomiar skuteczności kampanii	Do 1 roku

Zgoda na cookies inne niż niezbędne jest wyrażana dobrowolnie za pomocą bannera zgód wyświetlanego przy pierwszej wizycie na stronie. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies za pomocą ustawień dostępnych w stopce strony („Zarządzaj zgodami plików cookie”) lub poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Szczegółowe informacje o sposobie zarządzania plikami cookies w najpopularniejszych przeglądarkach dostępne są na stronach producentów przeglądarek (Chrome, Firefox, Safari, Edge).